KI-Anwendungsfälle erkennen: Warum der Prozessblick entscheidet

KI-Anwendungsfälle lassen sich klarer beschreiben, wenn Unternehmen beim Arbeitsablauf und beim angestrebten Ergebnis beginnen. Die Frage lautet nicht nur, welche Aufgabe ein KI-Werkzeug unterstützen könnte. Zu klären ist auch, wer die Ergebnisse nutzt, welche Entscheidungen davon abhängen und welche Folgen Fehler haben können.

Das NIST AI Risk Management Framework empfiehlt im Bereich „Map“, den Einsatzkontext, den vorgesehenen Zweck, mögliche positive und negative Auswirkungen sowie den geschäftlichen Wert zu verstehen und zu dokumentieren. Das ist ein freiwilliger Orientierungsrahmen, keine Garantie für geeignete oder sichere Lösungen. Er bietet eine brauchbare Struktur, um eine Idee zunächst nachvollziehbar zu erfassen.

Vom Arbeitsablauf zur konkreten Idee

Beginnen Sie mit einem konkreten Ablauf, nicht mit einem Produktnamen. Beschreiben Sie in einfacher Sprache:

• welches Ergebnis der Ablauf liefern soll und für wen,
• welche Arbeitsschritte, Übergaben und Entscheidungen dazugehören,
• wo Informationen aufgenommen, geprüft, sortiert oder zusammengeführt werden,
• welche Schwierigkeiten oder offenen Fragen die Beteiligten tatsächlich beobachten.

Unterscheiden Sie dabei zwischen einer einzelnen Aufgabe und ihrer Einbettung in den Prozess. Eine KI kann beispielsweise einen Textentwurf erstellen. Für den betrieblichen Einsatz ist zusätzlich zu klären, wer den Entwurf prüft, wie Änderungen weitergegeben werden und was bei unvollständigen oder falschen Angaben geschieht. Eine lokale Unterstützung kann ein sinnvoller Ansatz sein; sie muss nicht automatisch zu einer umfassenden Prozessintegration ausgebaut werden.

Eine Idee prüfbar beschreiben

Halten Sie für jeden möglichen Anwendungsfall mindestens den Zweck, den betroffenen Arbeitsschritt, die Nutzenden, benötigten Informationen und das erwartete Ergebnis fest. Ergänzen Sie Annahmen ausdrücklich, statt sie als gesicherte Tatsachen zu behandeln. Fragen Sie außerdem:

• Welche Personen oder Gruppen könnten von dem Einsatz profitieren oder Nachteile erfahren?
• Welche Fehler sind denkbar, und wie würden sie erkannt und behandelt?
• Welche fachlichen, technischen, datenschutzbezogenen oder rechtlichen Prüfungen sind erforderlich?
• Welche einfachere Alternative kommt infrage, einschließlich einer Änderung des Ablaufs ohne KI?

Das NIST Playbook nennt diese Kontext- und Wirkungsfragen als Bestandteile der Einordnung eines KI-Einsatzes. Es unterscheidet die Beschreibung und Zuordnung eines Einsatzes von späteren Schritten wie Messung und Risikobehandlung. NIST AI RMF Playbook: Map. Welche Prüfungen konkret nötig sind, hängt vom System, Zweck und Einsatzumfeld ab.

Ansatzpunkte sind keine Eignungsnachweise

Informationsaufnahme, Klassifikation, Zusammenfassung, Recherche oder Entscheidungsunterstützung können Ausgangspunkte für eine Prüfung sein. Die Tätigkeitsart allein belegt jedoch weder technische Machbarkeit noch Nutzen. Auch eine hohe Wiederholungszahl oder ein großes Informationsvolumen entscheidet nicht, ob KI angemessen ist.

Behandeln Sie daher jede Idee als Hypothese. Ein möglicher Nutzen, die nötige Datenbasis, die Qualität der Ergebnisse, der Kontrollaufwand und die Folgen von Fehlern müssen im jeweiligen Kontext geprüft werden. Das NIST Framework führt dazu ausdrücklich sowohl mögliche Vorteile als auch Kosten und Risiken fehlerhafter oder ungeeigneter Systemleistungen auf. NIST AI RMF 1.0, MAP 3.

Erkennen, bewerten und priorisieren auseinanderhalten

In einer ersten Sammlung können Ideen offen notiert werden. Vor einer Entscheidung über Pilotierung oder Beschaffung braucht es weitere Arbeit: fachliche und technische Machbarkeit, Datenzugriff, Risiken, Alternativen, Zuständigkeiten und messbare Kriterien sind zu prüfen. Ein früher Vorschlag ist damit noch keine Investitionsempfehlung.

Für die Messung der späteren Wirkung sollten Unternehmen einen Ausgangswert, ein erwartetes Ergebnis und geeignete Qualitätskriterien festlegen. Nutzungszahlen allein zeigen nicht, ob sich ein Prozess verbessert hat. Eine ausführlichere Einordnung bietet der Beitrag KI-Nutzung und Wirkung in Geschäftsprozessen unterscheiden.

Fachbereiche und weitere Perspektiven einbeziehen

Die Menschen, die einen Ablauf ausführen oder verantworten, können dessen Schritte, Ausnahmen und praktische Anforderungen beschreiben. Diese Sicht sollte mit den Perspektiven von IT, Datenschutz, Informationssicherheit und weiteren zuständigen Stellen zusammengeführt werden. Welche Rollen beteiligt werden müssen, richtet sich nach dem konkreten Einsatz.

Eine gemeinsame Beschreibung hilft, Missverständnisse zu reduzieren: Was ist das Problem? Welcher Teil des Ablaufs ist betroffen? Was soll sich ändern? Welche offenen Fragen bleiben? Sie ersetzt weder eine fachliche Bewertung noch eine Risiko- oder Rechtsprüfung.

Nächster Schritt

Wenn Sie zunächst Ideen und Prozessbezüge sammeln möchten, unterstützt der Workshop „KI-Anwendungsfälle in Geschäftsprozessen erkennen“ bei der Einordnung. Der Workshop ist laut Beschreibung auf Erkennen und Verstehen ausgerichtet; Bewertung und Priorisierung sind davon getrennte nächste Schritte.

Fazit

Ein tragfähiger KI-Anwendungsfall beginnt mit einer verständlichen Beschreibung des Zwecks und seines betrieblichen Kontexts. Der Prozessblick macht Abhängigkeiten, Nutzende und mögliche Folgen sichtbarer. Er beweist noch nicht, dass KI die passende Lösung ist. Erst eine anschließende Prüfung kann zeigen, ob ein Einsatz sinnvoll, machbar und verantwortbar ist.