KI-Transparenz im Unternehmen: Wann müssen Sie auf KI hinweisen?

Seit dem 2. August 2026 gelten weitere Transparenzpflichten des EU AI Act. Für Unternehmen stellt sich damit eine konkrete Frage: Müssen Beschäftigte, Kunden oder andere Personen erfahren, dass sie mit einem KI-System interagieren oder KI-generierte Inhalte erhalten? Eine pauschale Kennzeichnungspflicht für jede KI-Nutzung lässt sich aus Artikel 50 nicht ableiten. Entscheidend sind der konkrete Einsatzfall und die Rolle Ihrer Organisation.

Die EU-Kommission hat am 6. August 2026 Leitlinien zu diesen Pflichten aktualisiert. Sie erläutern den Anwendungsbereich und enthalten Beispiele und Ausnahmen. Die Leitlinien sind eine Auslegungshilfe; sie ersetzen keine rechtliche Prüfung des einzelnen Falls. Die Kommission stellt die Leitlinien und ihren Anwendungsbereich vor.

Welche Fälle Artikel 50 erfasst

Artikel 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 enthält mehrere Transparenzpflichten. Die Kommissionsseite nennt unter anderem direkte Interaktionen mit KI-Systemen, bestimmte KI-generierte oder manipulierte Inhalte sowie besondere Fälle der Veröffentlichung KI-generierter Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse. Diese Fälle haben unterschiedliche Voraussetzungen und richten sich an unterschiedliche Akteure.

Für Anbieter interaktiver KI-Systeme geht es laut Kommission darum, Personen ausdrücklich darüber zu informieren, dass sie direkt mit einem KI-System interagieren. Für Betreiber betreffen die Informationspflichten unter anderem den Einsatz von Emotionserkennung oder biometrischer Kategorisierung, Deepfakes und bestimmte veröffentlichte Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse, wenn keine menschliche Prüfung oder redaktionelle Kontrolle stattgefunden hat. Prüfen Sie stets den Wortlaut der Verordnung und die konkreten Bedingungen, statt diese Beispiele als allgemeine Regel für alle KI-Ausgaben zu behandeln.

Zuerst die eigene Rolle und den Ablauf bestimmen

Ein Unternehmen kann je nach Produkt und Einsatz Anbieter oder Betreiber sein. Die Bezeichnung im Vertrag allein beantwortet die Frage nicht immer. Dokumentieren Sie zunächst:

• welches KI-System und welche Funktion eingesetzt werden,
• ob Ihre Organisation es selbst entwickelt, anpasst oder lediglich nutzt,
• wer unmittelbar mit dem System interagiert oder den Inhalt erhält,
• welche Ausgabe erzeugt oder veröffentlicht wird und in welchem Kontext,
• ob eine Person die Ausgabe prüft oder redaktionell verantwortet.

Diese Beschreibung erleichtert die weitere Einordnung. Bei Unsicherheiten sollten die zuständige Rechts- oder Compliance-Funktion und gegebenenfalls der Anbieter einbezogen werden.

Hinweise passend zur Situation gestalten

Wenn eine Informationspflicht greift, sollte der Hinweis für die betroffene Person verständlich und im jeweiligen Ablauf rechtzeitig erkennbar sein. Bei einem Chat kann das beispielsweise in der Benutzeroberfläche geschehen; für veröffentlichte Inhalte kann ein anderer Hinweis erforderlich sein. Die konkrete Gestaltung hängt vom Einsatz und den geltenden Anforderungen ab. Die Kommission erläutert auch, wie die Einhaltung der Pflichten zu Kennzeichnung und maschinenlesbarer Markierung nachgewiesen werden kann.

Legen Sie organisatorisch fest, wer Hinweise prüft, wann Produkt- oder Prozessänderungen eine erneute Bewertung auslösen und wie die Entscheidung dokumentiert wird. Änderungen an Funktionen, Zielgruppen oder Veröffentlichungswegen können die bisherige Einordnung verändern.

Häufige Kurzschlüsse vermeiden

Eine KI-Kennzeichnung ist nicht automatisch für jede mit KI erstellte interne Notiz erforderlich. Umgekehrt folgt aus menschlicher Beteiligung nicht ohne Weiteres, dass jede Pflicht entfällt: Maßgeblich sind die jeweiligen Tatbestandsmerkmale und die Art der menschlichen Prüfung oder redaktionellen Kontrolle. Auch eine Anbieterangabe zu einer Funktion ersetzt nicht die Prüfung, welche Rolle Ihr Unternehmen im konkreten Einsatz einnimmt.

Trennen Sie deshalb drei Fragen: Welche gesetzliche Pflicht könnte greifen? Welche zusätzliche Information ist für einen verständlichen und verantwortlichen Prozess sinnvoll? Und welche Nachweise braucht Ihre Organisation, um die Entscheidung später nachvollziehen zu können? Diese Fragen können zu unterschiedlichen Maßnahmen führen.

Transparenz in den Nutzungsprozess aufnehmen

Ergänzen Sie die Prüfung in die Freigabe neuer KI-Anwendungen und in bestehende Arbeitsabläufe. Ein kurzer Entscheidungsbogen mit Einsatz, Rolle, betroffenen Personen, Ausgabe und menschlicher Kontrolle ist hilfreicher als eine undifferenzierte Regel „KI-Inhalte immer kennzeichnen“.

Der Beitrag KI-Governance und EU AI Act: Was Unternehmen jetzt organisieren sollten ordnet Rollen und Pflichten im Gesamtbild ein. Für verständliche Regeln im Arbeitsalltag kann ein KI-Nutzungsleitfaden relevante Abläufe und Verantwortlichkeiten bündeln. Eine verbindliche rechtliche Bewertung bleibt Aufgabe der dafür zuständigen Stelle.

Quellen und Recherche-Stand

• Verordnung (EU) 2024/1689, insbesondere Artikel 50, Europäische Union, veröffentlicht im Amtsblatt am 12. Juli 2024. Rechtsgrundlage für die Transparenzpflichten.
• Guidelines on transparency obligations for providers and deployers of certain AI systems, Europäische Kommission, aktualisiert am 6. August 2026. Erläutert Anwendungsfälle, Rollen, Beispiele und Ausnahmen.

Recherche-Stand: 8. Oktober 2026. Die Einordnung beschreibt die recherchierten Quellen und ist keine Rechtsberatung oder fachliche Freigabe.