KI-Key-User im Unternehmen: Aufgaben, Grenzen und Qualifizierung

Unternehmen können Mitarbeitende als interne Ansprechpersonen für Fragen zur KI-Nutzung benennen. Damit diese Rolle im Alltag hilft, braucht sie einen klaren Auftrag, passende Lernangebote, verfügbare Zeit und einen verlässlichen Weg zur Klärung offener Fragen. Ein Key User ersetzt weder die zuständigen Fachstellen noch die Verantwortung der Führungskräfte.

Was ist ein KI-Key-User?

Ein KI-Key-User ist eine intern benannte Person, die Kolleginnen und Kollegen bei vereinbarten Fragen zur Nutzung von KI-Werkzeugen unterstützt. Die konkrete Aufgabe kann etwa darin bestehen, Erfahrungen aus der Fachabteilung zu bündeln, interne Regeln auffindbar zu machen oder Rückfragen an IT, Datenschutz, Informationssicherheit oder Führung weiterzuleiten.

Die Rolle ist keine einheitlich normierte Funktion. Deshalb sollte das Unternehmen vorab festhalten, welche Systeme und Themen sie umfasst, welche Entscheidungen ausdrücklich außerhalb ihres Auftrags liegen und an wen eskaliert wird. Der NIST AI Risk Management Framework beschreibt unter anderem die Bedeutung klarer Zuständigkeiten und dokumentierter Kompetenzanforderungen im Umgang mit KI-Risiken. Das freiwillige Rahmenwerk legt kein bestimmtes Key-User-Modell fest.

Aufgaben und Grenzen der Rolle

Je nach Auftrag können Key User:

• freigegebene Anwendungsfälle und interne Vorgaben erklären,
• Fragen und wiederkehrende Schwierigkeiten aus Teams sammeln,
• bei der Prüfung von KI-Ausgaben auf Quellen, Fehler und fehlenden Kontext hinweisen,
• relevante Fragen an die zuständigen Fachstellen weitergeben,
• Rückmeldungen zur Verständlichkeit von Schulungen und Regeln bündeln.

Sie sollten keine verbindlichen Datenschutz- oder Rechtsauskünfte erteilen, keine Toolfreigaben vornehmen und keine fachlichen Ergebnisse anstelle der verantwortlichen Person freigeben, sofern diese Aufgaben nicht ausdrücklich übertragen und qualifiziert wurden. Auch ein Key User braucht klare Eskalationswege für Unsicherheiten und Vorfälle.

Die Europäische Kommission erläutert, dass Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 des AI Act an den Kenntnissen, Erfahrungen, Ausbildung und dem Nutzungskontext der betroffenen Personen ausgerichtet werden sollen. Das begründet nicht automatisch eine bestimmte Key-User-Struktur oder eine pauschale Qualifikation. Prüfen Sie die jeweils geltende Rechtslage und die konkreten organisatorischen Pflichten im Einzelfall: Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz.

Welche Kompetenzen sind sinnvoll?

Der Kompetenzbedarf folgt aus dem tatsächlichen Auftrag. Für eine unterstützende Rolle sind oft wichtig:

• ein Grundverständnis der eingesetzten KI-Werkzeuge und ihrer Grenzen,
• die Fähigkeit, Ergebnisse kritisch zu prüfen und Unsicherheit zu benennen,
• verständliche Kommunikation und Kenntnis interner Anlaufstellen,
• ein Verständnis dafür, welche Informationen in den freigegebenen Werkzeugen verarbeitet werden dürfen,
• ausreichend Zeit und Rückhalt, um die vereinbarten Aufgaben wahrzunehmen.

Diese Liste ist ein Ausgangspunkt, keine allgemeingültige Stellenbeschreibung. Der NIST Generative AI Profile behandelt Risiken generativer KI und Maßnahmen für deren Management. Daraus folgt insbesondere kein Versprechen, dass Schulung allein Fehler verhindert. Prüfungen und Freigaben müssen zum jeweiligen Anwendungsfall passen.

Einsatzfälle gemeinsam mit Fachstellen einordnen

Bei Textentwürfen, Recherche oder Strukturierung können Key User beispielsweise auf Prüfschritte und freigegebene Werkzeuge hinweisen. In sensiblen Bereichen wie Personalentscheidungen oder Finanzberichten gelten zusätzliche fachliche, rechtliche und organisatorische Anforderungen. Eine interne Ansprechperson sollte dort keine pauschale Eignung behaupten, sondern die zuständigen Verantwortlichen einbeziehen.

Für jeden Einsatzfall sollte geklärt sein, welches Ergebnis erwartet wird, welche Daten verarbeitet werden, wie die Ausgabe überprüft wird und wer die Entscheidung trifft. Der Beitrag KI-Nutzung und Wirkung in Geschäftsprozessen einordnen beschreibt ergänzend, wie Nutzung und tatsächliche Wirkung getrennt betrachtet werden können.

Wissenstransfer organisieren

Eine benannte Person allein schafft noch keine verlässliche Unterstützungsstruktur. Legen Sie fest, wie Kolleginnen und Kollegen Fragen stellen können, welche Themen in kurzen Lernformaten behandelt werden und wie häufig sich Key User mit den zuständigen Fachstellen abstimmen. Dokumentieren Sie Antworten so, dass sie überprüfbar und bei geänderten Werkzeugen oder Regeln aktualisierbar bleiben.

Sprechstunden, kurze Einführungen oder eine interne Wissensseite können geeignete Formate sein. Wählen Sie sie nach Bedarf und verfügbarer Kapazität aus. Erfassen Sie Rückfragen und offene Punkte, ohne daraus ungeprüft eine Aussage über Produktivität oder Akzeptanz abzuleiten. Nutzen Sie die Rückmeldungen, um Zuständigkeiten, Lerninhalte und Eskalationswege gezielt zu verbessern.

Key User qualifizieren

Eine Qualifizierung sollte zum festgelegten Auftrag passen. Sie kann die Einordnung von KI-Werkzeugen, typische Anwendungsfälle, Grenzen und Risiken, Ergebnisprüfung, den Umgang mit sensiblen Informationen sowie die Weitergabe von Wissen abdecken. Praxisbeispiele sollten sich an den freigegebenen Systemen und den Aufgaben der Teilnehmenden orientieren.

Der Workshop KI-Key-User-Training behandelt laut Angebotsbeschreibung Rollenklärung, Tool-Einordnung, Ergebnisprüfung und Wissenstransfer. Prüfen Sie vorab, ob Inhalte und Umfang zu Ihren internen Regeln und Anwendungsfällen passen. Für die allgemeine Einordnung von Einsatzfällen ist außerdem der Beitrag KI-Anwendungsfälle in Geschäftsprozessen erkennen relevant.

Fazit

KI-Key-User können eine klar abgegrenzte Unterstützungsrolle übernehmen. Ob sie im Unternehmen hilfreich ist, hängt von Auftrag, Qualifizierung, verfügbarer Zeit, Rückhalt und der Zusammenarbeit mit zuständigen Fachstellen ab. Definieren Sie diese Bedingungen, erproben Sie die Struktur mit konkreten Aufgaben und passen Sie sie anhand dokumentierter Rückmeldungen an. Eine Multiplikatorenrolle ersetzt weder Governance noch fachliche Prüfung oder individuelle Rechtsberatung.