KI-Potenzial bestehender Software systematisch prüfen

Bevor ein Unternehmen ein zusätzliches KI-Tool beschafft, lohnt sich ein strukturierter Blick auf die vorhandene Softwarelandschaft. Dabei geht es nicht um die Annahme, bereits bezahlte Lizenzen enthielten automatisch ungenutzte KI-Funktionen. Zu prüfen ist vielmehr, welche Funktionen tatsächlich verfügbar, lizenziert, aktiviert und für einen konkreten Arbeitsablauf geeignet sind.

Ein KI-Potenzialcheck verbindet deshalb Softwareinventar, Prozessanalyse und einen messbaren Pilot. Er schafft eine Entscheidungsgrundlage, ohne vorab Einsparungen oder Produktivitätsgewinne zu versprechen.

Vier Zustände sauber unterscheiden

Bei der Bestandsaufnahme werden häufig unterschiedliche Sachverhalte vermischt:

1. Angekündigt: Der Anbieter beschreibt eine Funktion, sie ist im eigenen Produktstand oder in der eigenen Region aber noch nicht verfügbar.
2. Verfügbar: Die Funktion wird technisch angeboten, gehört jedoch nicht zwingend zum bestehenden Vertrag.
3. Lizenziert und aktiviert: Vertrag, Voraussetzungen und administrative Einstellungen erlauben die Nutzung.
4. Tatsächlich genutzt: Berechtigte Personen verwenden die Funktion in einem konkreten Arbeitsablauf.

Erst diese Trennung verhindert Fehlannahmen wie „bereits bezahlt“ oder „sofort einsetzbar“. Produktnamen allein reichen nicht aus, weil Tarife, Updatekanäle, Plattformen und Mandanteneinstellungen den Funktionsumfang verändern können.

Software- und Lizenzbestand erfassen

Die Inventur beginnt mit einer Liste der für relevante Arbeitsabläufe eingesetzten Systeme. Dazu gehören Produkt, Tarif, Vertragslaufzeit, zugewiesene Lizenzen, verantwortliche Stelle, Datenarten, Schnittstellen und administrative Einstellungen. Anschließend wird die aktuelle Herstellerdokumentation mit dem eigenen Vertragsstand abgeglichen.

Microsoft zeigt beispielhaft, wie Anbieter dafür Verwaltungsdaten bereitstellen: Die Nutzungsberichte im Microsoft-365-Admin-Center unterscheiden aktivierte und tatsächlich verwendete Dienste. Microsoft weist zugleich darauf hin, dass nicht alle Lizenzmodelle und Zeiträume in jedem Bericht enthalten sind. Solche Berichte sind daher eine Datenquelle, aber keine vollständige Lizenz- oder Wirtschaftlichkeitsprüfung.

Für Microsoft Copilot stehen zusätzliche Berichte zu technischer Eignung, zugewiesenen Lizenzen und Nutzung zur Verfügung. Die Übersicht der Copilot-Berichte beschreibt ihren Umfang und mögliche Datenverzögerungen. Andere Anbieter stellen eigene Lizenz-, Release- und Administrationsunterlagen bereit; deren Aussagekraft muss jeweils separat bewertet werden.

Nicht von Funktionen, sondern von Aufgaben ausgehen

Eine lange Featureliste sagt wenig über den betrieblichen Wert aus. Der zweite Teil des Checks beginnt deshalb bei wiederkehrenden Aufgaben:

• Welche Aufgabe bindet regelmäßig Zeit?
• Welche Eingaben und Quellen werden benötigt?
• Wie wird ein korrektes Ergebnis erkannt?
• Welche Fehlerfolgen sind möglich?
• Wer prüft und verantwortet das Ergebnis?
• Welche vorhandene Funktion könnte genau diesen Arbeitsschritt unterstützen?

Ein Kandidat ist besonders gut testbar, wenn die Aufgabe häufig vorkommt, einen klaren Anfang und ein klares Ergebnis hat und fachlich kontrolliert werden kann. Beispiele können das Strukturieren eines Entwurfs, das Zusammenfassen freigegebener Inhalte oder das Aufbereiten eines internen Status sein. Ob eine konkrete Software dies unterstützt, muss anhand der aktuellen Produktdokumentation und Konfiguration geprüft werden.

Verfügbarkeit ist noch keine Einsatzfreigabe

Vor der Aktivierung sind Datenflüsse, Berechtigungen und organisatorische Vorgaben zu prüfen. Eine Funktion kann technisch verfügbar sein und dennoch für bestimmte Inhalte ungeeignet sein. Relevant sind unter anderem:

• Verarbeitung und Speicherung von Ein- und Ausgaben,
• Verwendung durch Anbieter oder Unterauftragnehmer,
• Zugriffe auf Organisationsdaten,
• mögliche Drittlandtransfers,
• Aufbewahrung, Löschung und Protokollierung,
• Mitbestimmung und branchenspezifische Vorgaben.

Für diese Prüfung bietet der Beitrag KI-Integration: Datenschutz und Sicherheit systematisch prüfen einen allgemeinen Ablauf. Eine Herstellerangabe zur Sicherheit oder Compliance ersetzt nicht die Einzelfallprüfung der eigenen Nutzung.

Kandidaten mit einer Bewertungsmatrix priorisieren

Statt „Quick Wins“ nur nach subjektivem Eindruck auszuwählen, können Unternehmen jeden Kandidaten nach denselben Kriterien bewerten:

Hohe Häufigkeit allein macht noch keinen guten Pilotfall. Ein schwer kontrollierbarer oder rechtlich sensibler Prozess kann trotz theoretischem Zeitpotenzial ungeeignet sein.

Einsparungen reproduzierbar berechnen

Pauschale Marktwerte oder angenommene Zeitersparnisse sind keine belastbare Grundlage. Eine interne Rechnung sollte aus dokumentierten Größen entstehen:

Nettonutzen pro Zeitraum = vermiedener Aufwand − zusätzlicher Prüf- und Betriebsaufwand − Lizenz- und Einführungskosten

Für den vermiedenen Aufwand werden Häufigkeit, bisherige Bearbeitungszeit und im Pilot gemessene neue Bearbeitungszeit verwendet. Zum zusätzlichen Aufwand gehören Qualitätskontrolle, Schulung, Administration, Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen sowie Fehlerkorrekturen. Nicht jede eingesparte Minute wird automatisch zu einer realen Kostensenkung; häufig entsteht zunächst freie Kapazität, deren Nutzung gesondert geplant werden muss.

Einen begrenzten Pilot durchführen

Für einen priorisierten Anwendungsfall empfiehlt sich ein kontrollierter Test:

1. Ausgangsprozess, Datenbasis und Qualitätskriterien dokumentieren.
2. Lizenz- und Konfigurationsvoraussetzungen verifizieren.
3. Verantwortliche und zulässige Nutzung festlegen.
4. Ausgangswerte für Zeit, Nacharbeit und Qualität erfassen.
5. Funktion mit einer passenden Nutzergruppe testen.
6. Wirkung, Fehler, Kontrollaufwand und Rückmeldungen auswerten.
7. Über Fortführung, Anpassung oder Abbruch entscheiden.

Nutzungszahlen zeigen, ob eine Funktion verwendet wurde. Sie belegen allein weder Qualität noch wirtschaftlichen Nutzen. Diese Trennung ist auch für Copilot relevant: Der Microsoft Copilot Readiness Report unterstützt die technische und nutzungsbezogene Einordnung, ist laut Microsoft aber nicht für die Bewertung individueller Leistung bestimmt.

Potenzialcheck und Neueinführung abgrenzen

Der Check bestehender Software beantwortet zunächst: Welche Möglichkeiten stehen im aktuellen System- und Vertragsbestand zur Verfügung, und welche davon verdienen einen Pilot? Er garantiert nicht, dass vorhandene Software die beste Lösung ist.

Fehlt eine notwendige Funktion, ist sie nur in einem unverhältnismäßigen Tarif verfügbar oder passt sie nicht zu Daten- und Sicherheitsanforderungen, kann ein Vergleich zusätzlicher Werkzeuge folgen. Für Microsoft Copilot beschreibt der Beitrag Microsoft Copilot einführen den Übergang von der Lizenzentscheidung zum messbaren Pilot.

Quellen und Stand

• Microsoft: Nutzungsberichte im Microsoft-365-Admin-Center
• Microsoft: Microsoft-365-Nutzungsanalyse
• Microsoft: Übersicht der Copilot-Berichte
• Microsoft: Copilot Readiness Report
• Microsoft: Lizenzoptionen für Copilot

Stand der Produkt- und Quellenprüfung: 26. September 2026. Produktfunktionen, Lizenzbedingungen und Berichtsumfang können sich ändern und müssen für den konkreten Mandanten erneut geprüft werden.

Fazit

Ein KI-Potenzialcheck ist keine Suche nach versteckten Millionenbeträgen. Er schafft Transparenz darüber, welche Funktionen vertraglich und technisch vorhanden sind, welche Aufgaben sich kontrolliert testen lassen und ob eigene Messdaten eine weitere Investition tragen.

Die Leistung KI-Potenzialcheck bestehender Software strukturiert Inventar, Bewertung und nächste Schritte im jeweiligen Organisationskontext.